Sirkulær satsing, reell bærekraft og bedre kommuneøkonomi. For Indre Østfold er det mange gode grunner til å gjenbruke IKT-utstyr. Pionerer er de også.
Tekst: Ruth Astrid Sæter
Som første kommune i landet har Indre Østfold, i samarbeid med IT-selskapet Atea, satt seg som mål å gjenbruke og resirkulere alt de har av elektronisk utstyr gjennom 100%-klubben. Våren 2021 begynte de å samle inn gamle pc-er, telefoner, nettbrett, kaffetraktere, radioer, cd-spillere og andre elektriske og elektroniske duppeditter fra kommunale lagre, kjellere og loft. Men historien om Indre Østfolds sirkulære IKT-satsing handler om mer enn å samle inn gamle pc-er. Her snakker vi kommunereform, kulturbygging og økonomi.
Ny kommune, nye rutiner
La oss gå litt tilbake i tid. I 2017 vedtok stortinget at kommunene Askim, Eidsberg, Hobøl, Spydeberg og Trøgstad skulle slå seg sammen til én kommune: Indre Østfold. Den nye kommunen skulle være etablert fra 1. januar 2020, og i månedene og årene før sammenslåingen ble det jobbet intenst i alle de gamle kommunene for å forberede den nye hverdagen under ett, felles kommunalt tak.
– Som ny kommune hadde vi muligheten til å etablere nye rutiner, og innenfor IKT-området så vi behovet for å standardisere bruken av IT-utstyr og telefoner, forteller Tron Kallum. Han er kommunaldirektør i Indre Østfold, med ansvar for innovasjon og kommunikasjon, og ble ansatt som følge av kommunesammenslåingen. Noe av det første han la merke til, var at det var svært forskjellige rutiner og kulturer i de ulike kommunene.
– Noen jobbet med flere pc-skjermer, andre kontaktet leverandør direkte hvis de mente de trengte en ny jobbtelefon. Vi innførte helt nye rutiner – for å gjøre det enklere, likt for alle og mer oversiktlig. Alle bestillinger av pc-utstyr og telefoner til ansatte i Indre Østfold går nå digitalt, via standardiserte skjemaer. Leder skal godkjenne bestillingen, slik at vi til enhver tid vet hva som er bestilt. Dette systemet har vært på plass siden 1. januar 2020, forteller Kallum.
Gjenbruk er førsteprioritet
Det spesielle med de nye skjemaene, er at den ansatte ikke automatisk kan bestille nytt utstyr. Alle blir anbefalt å velge brukt utstyr, eventuelt å få reparert det de allerede har. Det gjelder både pc og telefon. Helt nytt utstyr blir først kjøpt etter at reparasjon og gjenbruk er vurdert.
– Vi har lærlinger på brukerstøtte i IT-avdelingen som kan bytte batterier, harddisker, skjermer og tastatur. I 2020 sparte vi kommunen for rundt 200 000 kroner bare ved å reparere pc-er i stedet for å kjøpe nytt, sier en fornøyd kommunaldirektør.
– Alle som jobber i kommunen skal ha det verktøyet de trenger for å gjøre en god jobb, men vi trenger ikke nødvendigvis siste modell. Vi vil danne en kultur for gjenbruk, å se at man kan jobbe like godt på en brukt maskin som på en ny. Det er også en del av det å styrke kommuneøkonomien, når vi kan spare flere hundre tusen på å reparere og gjenbruke. Vi har mye å gå på her, påpeker Kallum.
Positiv korona-effekt
Koronaåret 2020 ble faktisk en boost for gjenbruksrutinene i Indre Østfold:
– Over natta ble det stort behov for bærbare pc-er og hjemmekontor. Samtidig stengte fabrikker i utlandet og leveringstiden på nye pc-er skjøt i været. Da fikk vi virkelig testet ut gjenbruk av eksisterende utstyr.
– Vi samlet inn maskiner, først og fremst fra oppvekst og skole, reinstallerte dem og la inn nye programmer. Dermed kunne vi på kort tid levere det folk trengte – i stedet for at de måtte vente tre-fire måneder, eller enda lenger, sier Tron Kallum.
Miljøkrav i IT-anbud
Tidlig i 2021 skulle Indre Østfold inngå nye avtaler for IKT-utstyr, og i anbudsrunden var det lagt inn miljøkrav. Leverandørene måtte dokumentere hvordan de ville ivareta miljøperspektivet. IT-selskapet Atea vant anbudet, og avtalen med dem trådte i kraft i april 2021. Da ble også Indre Østfold en del av 100%-klubben, som første kommune i landet. Medlemskapet betyr at kommunen har satt som mål å gjenbruke og resirkulere alt av elektronisk utstyr.
– Resirkuleringen skjer først når vi ikke lenger kan bruke utstyret. Da tar Atea imot og kildesorterer, slik at for eksempel sjeldne metaller som mobiltelefoner og pc-er inneholder mye av, kan komme til nytte i ny produksjon. Dette ligger det verdier i – og vi får et miljø- og CO2-regnskap fra Atea, der dette blir reflektert. Vi gleder oss til å få det første regnskapet, og vi er stolt over å være den første kommunen i Norge som gjør dette, sier kommunaldirektør Kallum.
Elektronisk vårrengjøring
Våren 2021 gjennomførte Indre Østfold en innsamlingsaksjon på de 24 barne- og ungdomsskolene i kommunen. På 14 dager fikk de samlet inn 500 pc-er og nettbrett, 115 telefoner og en god samling pc-er fra 1980-tallet.– Dette var vår store ryddeaksjon – og den bidro til at vi nå har enda bedre oversikt over hva vi har, hva som kan gjenbrukes og hva vi må kvitte oss med, sier Kallum og fortsetter:
– Mange pc-er og annet utstyr som ikke har vært i bruk på mange år eller som var fullstendig utbrukt, ble hentet ut fra kjellere og skap. Dette er utstyr vi ikke kan gjenbruke direkte, men Atea kan sørge for å få resirkulert pc-ene. Det vi har beholdt etter oppryddingen og som vi kan gjenbruke, er skjermer, tastaturer, mus, projektorer og nettverkspunkter.
– Har dere fått reaksjoner på det nye regimet?
– Nei, egentlig ikke. Jeg vet at det er en del som sier dette burde ha vært innført for mange år siden, så det er jo positivt. Dette er et kontinuerlig arbeid – vi driver fortsatt og bygger både kommune og kultur. Vi har nå etablert en egen side for gjenbruk og resirkulering på intranettet vårt, slik at de ansatte kan følge med på hvor mye vi har greid å samle inn til enhver tid. Slik håper vi å inspirere internt – og etter hvert også eksternt. Om andre kommuner får lyst til å kopiere det vi har gjort i Indre Østfold, er det bare morsomt, avrunder kommunaldirektør Tron Kallum.
Slik fungerer IKT-ordningen for ansatte i Indre Østfold
- Digitalt bestillingsskjema som skal godkjennes av leder
- Brukt utstyr anbefales foran nytt
- Behovsprøving, i den forstand at man må sannsynliggjøre behovet for nytt utstyr
- Har man hatt en tjeneste- eller arbeidstelefon kortere enn to år, kvalifiserer det ikke til nykjøp. Da blir man tilbudt reparasjon eller en brukt erstatningstelefon.
Nyttige dokumenter for de som vil bygge videre på Indre Østfolds erfaringer:
- Gjenbruk av el-utstyr i Indre Østfold kommune
- Retningslinjer telefoni og datakommunikasjon – Indre Østfold kommune
Her kan du lese mer om samarbeidet mellom Indre Østfold og Atea: https://www.atea.no/siste-nytt/indre-ostfold-kommune-gar-foran/
Her står det mer om 100%-klubben: https://www.atea.no/baerekraft-i-atea/100-klubben/
